¿CUÁNTA IMPORTANCIA TIENE UNA SALA DE REUNIONES?
Uno de los espacios más trascendentales para cualquier pequeña, mediana o gran empresa, es una sala en la cual se puedan concretar reuniones, citas, entrevistas, charlas y lo necesario para juntar a un grupo de personas relacionadas directa o indirectamente con el negocio. Por eso, que contar derechamente con una sala de reuniones, es fundamental para poder realizar este tipo de actividades dentro de la organización.
En la gran mayoría de los casos, el uso de estos espacios son para eventos formales y semiformales, por ende, son lugares capacitados para que un grupo de personas pueda interactuar de manera directa con lo que ahí está sucediendo.
Pero ¿qué tan necesaria es una sala de reuniones para una compañía?
Un negocio que comprende que la calidad de sus servicios y/o productos proviene de la calidad humana que haya en el interior de la compañía, podrá alcanzar con mayor felicidad el éxito que busca. Por esta razón, un espacio donde los empleados puedan reunirse a exponer sobre objetivos y metas, mantendrá comprometidos a todo el equipo.
Para videoconferencias:
Algunos negocios que buscan expandir sus horizontes en el mercado, contactan a clientes y/o futuros socios que se hallen en el extranjero.
Tener un lugar donde se puedan realizar entrevistas de trabajo sin molestar y perjudicar las tareas de los demás, es fundamental para entregar una buena impresión y hacer sentir lo más cómodo posible al entrevistado.
¿Qué debe tener una sala de reuniones?
La sala de reuniones debe ser un refugio en busca de inspiración y creatividad, un espacio para pensar, para desarrollar las mejores ideas y para buscar nuevas vías. El lugar en el que los colaboradores participen y colaboren para el bien del negocio.
Necesitas un buen equipamiento electrónico y tecnológico: pantalla digital, proyector, conexión a Internet para realizar videoconferencias, mobiliario cómodo y funcional y buena iluminación. Cada elemento debe estar enfocado al buen desarrollo de la reunión. Estas necesidades básicas y elementales no están siempre en las buenas condiciones que deberían: bombillas sin reponer, cables por el suelo, mobiliario deteriorado o mala iluminación, y eso repercute en los resultados.
Vamos a resumir 5 tipos de salas de reuniones:
Salas de Reuniones para muchos asistentes: Son útiles para grandes encuentros tipo Convención (para una media de 100 personas en total), o tipo Junta (para una media de 15 personas en total).
Salas de Reuniones para grupos pequeños: Estas salas van dirigidas más para encuentros tipo Ciclos de Formación en las empresas (para una media de 20 personas en total) , tipo Workshops, Updates, Maduraciones, Masterclass, Challenges, Innolabs, etc., o para reuniones de Equipo (para una media de 6 personas en total), también se pueden usar en reuniones de Presentaciones de producto o para recibir Visitas (para una media de 5 personas en total).
Salas de Reuniones para acelerar la Creatividad: Muy prácticas en reuniones de Brainstorming (para una media de 5 personas en total). Tienen también frecuencia semanal, pero la media del tiempo de uso es de 240 minutos. Su adecuación se espera que básicamente genere comodidad en su uso para favorecer el flujo de ideas.
Salas de Reuniones improvisadas: Estas salas se han pensado para encuentros tipo reuniones espontaneas o exprés (para una media de 3 personas en total) y aquellas que deban poderse realizar muy cerca de la zona de trabajo habitual, y, sobre todo, sin reserva.
Espacios de Reuniones en Petit Comité: estas salas sirven para encuentros en formato de reuniones privadas y confidenciales (para una media de 2 personas en total), o como espacios ideales para las video llamadas o llamadas de teléfono privadas (para 1 persona), phonebox o focus room.
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